第一章 总 则
第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生综合素质及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学院考察、评选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，为用人单位提供学生在校期间的基础性材料。为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，结合学院实际特制定本办法。
第二条 学生档案管理是学院工作的重要组成部分，也是学生工作的组成部分之一，是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。
第三条 学生档案工作，在学院党政管理部门的宏观管理组织协调下，由学生处进行行政领导，并在招生处和院团委的共同支持下，由学生处全面负责做好学生档案管理工作。
第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章 管理职责
第五条 学生档案实行学生处统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受学生处领导，同时接受校内外有关部门的检查和指导。
第六条 学生档案种类多（专科、五年制大专、中专）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一名专职人员负责学生档案管理工作，学生处其他人员配合。
第七条 学生档案管理的职责
（一）保管学生档案为学院和社会积累个人档案史料；
（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；
（三）办理学生档案的查阅、借阅；
（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；
（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（六）办理其它有关学生档案事项。
第三章 档案的内容和分类
第八条 建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。
第九条 学生档案的内容及其分类
第一类毕业生登记表；
第二类鉴定、考核、考察、诚信教育材料；
第三类学生成绩表；学生综合素质测评表；
第四类政治历史情况及学生升学政审材料；
第五类加入中国共产党、共产主义青年团的材料；
第六类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；
第七类处分材料（包括个人检查、调查报告、院二级学院级处分决定或撤销处分的意见等）；
第八类其它可供学院及社会录用人才时参考的材料；
第九类军事理论训练鉴定表；
第十类初高中阶段档案资料。
第四章 管理范围
第十条 凡是由学院正式录用的专科学生、五年制大专、中专生等各类学生档案一律由学生处档案员统一管理。
第十一条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位或户籍所在地学生档案接收部门。
第十二条 退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十三条 留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。
第十四条 学生若被学院开除学籍，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十五条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学生处保管，刑满释放，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第十六条 为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、成人教育、各二级学院等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。
第十七条 各二级学院、教务处、成人教育机构应将学生在校期间所形成的新材料及时送学生处归档。
第十八条 主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明院、二级学院、和所在班级，并经组织审查盖章后方能归档。
第十九条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十条 凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理归档。
第二十一条 学生档案材料，须统一用A4开规格的办公用纸；不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章 档案的保管与保护
第二十二条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。
（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。
（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度。
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第二十三条 学生档案入库后，要更换统一和规范的云南旅游职业学院学生档案袋。
第二十四条 工作人员要认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》的要依法处理。
第七章 学生档案的利用
第二十五条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各二级学院及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经学生处签字批准，方可借阅；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学院有关规定处理。
第八章 学生档案的转递
第二十六条 学生分配或就业后应按照招生就业处就业地址及时将档案转给新的主管单位。
第二十七条 专科毕业生考取外校本科生，招生就业处及各二级学院应及时通知档案室将档案转至录取院校。
第二十八条 转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，学生本人自带的，学生提供书面申请并在档案袋加专用封条、盖章；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“机要要求”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。
第二十九条 本办法由学生处负责解释。本办法自公布之日起施行。《云南旅游职业关于印发学生档案管理办法（实行）》（云旅院〔2016〕119号）同时废止。
学生档案归档须知
全校同学：
学生档案是个人人事档案的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。由于招生工作中每个地区对学生档案管理和邮递不统一，给学生档案管理工作带来很多困难，如有些地区将学生档案交给学生个人带到大学，部分学生在入学报到时不把档案及时上交辅导员或学生处，而是放在宿舍，一放就是半年或更长的时间，甚至到毕业时才发现没有高中时期的档案，造成高中时期档案缺失。通过邮寄的，请同学们及时查询。个别学生档案意识差，私自拆开个人档案，严重影响了档案的真实性、准确性。 为了保证学生档案的完整、准确、安全，保证学生就业等利益不受影响，特告知全体同学，自带档案到学院的，请将档案及时交班主任、辅导员或学生处，任何人不得私自拆封档案袋，以免造成档案的丢失和损毁。
学生档案管理注意事项
一、学生档案原始资料要齐全
1、高中毕业生登记表；
2、高校招生报考志愿表；
3、保送生登记表；
4、中学生成绩表；
5、高中学习成绩；
6、政审表及入党、团材料；
7、中学期间奖、惩材料；
8、高校招生体检表。
二、学生档案信息记载要准确、规范
1、反映声像特征的照片、资料；
2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、联二级学院电话；
3、曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
三 学生档案转递时应做好以下工作
1、院二级学院要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息；
2、考上外校本科生的学生，在接到调档通知时先到招生就业处盖章备案，然后及时同学生处联二级学院，学生处先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学院，避免二次寄档造成的各种不良后果；
3、因个人其它原因造成档案留校的学生，要与学生处签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；
4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与学生处联二级学院，学生处将档案寄往用人单位；因个人原因造成档案寄出退档的，档案由学生处暂时保管，本人要及时与学生处联二级学院，提出转递或留存意见；
5、学生退学档案要及时处理。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。毕业生档案转递提前告知全校毕业生同学：
我校毕业生档案邮寄是通过邮政“机要局”转递的。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，如“四川省成都市铁道第二勘察设计院人事处”。另外，国营公司能接收档案，私企、合资企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收，如：某生毕业后就业单位为深圳市富士康精密组件有限公司”，该生档案只能寄往“广东省深圳市宝安区人才交流中”。所以学生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详
退回。具体事宜请与学生处或二级学院联系，联系电话：0871-65187622。
